Con l’entrata in vigore del novellato D. Lgs. 28/2010, in particolare dell’Art. 8 bis rubricato “La mediazione telematica”, dal 28 febbraio 2023, la Riforma Cartabia ha impresso un significativo impulso alla digitalizzazione della giustizia consensuale. Tale disciplina impone, per le parti e per gli avvocati che partecipano alla mediazione in modalità telematica, la sottoscrizione del verbale conclusivo mediante “firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata”.
Tuttavia, tale rigorismo normativo ha sollevato criticità operative, in quanto si richiede anche alla parte privata una minima dotazione di strumentazione e alfabetizzazione digitale, inclusa la disponibilità di uno SPID o di altro dispositivo di identificazione qualificata, oltre a uno smartphone o un PC con videocollegamento e un’e-mail, per collegarsi agli incontri e sottoscrivere il verbale. Nonostante gli Organismi di mediazione si siano attivati per fornire dispositivi di firma digitale “one shot” a costi contenuti, persistono situazioni in cui le parti private si trovano sprovviste di tali strumenti a causa di fattori anagrafici, tecnologici o di altra natura. In tale contesto, è emerso il quesito circa la possibilità per il difensore di ovviare a tali carenze sottoscrivendo il verbale conclusivo in luogo dell’assistito, previa procura.
I. Il Quadro Normativo della Mediazione Telematica e le Sue Criticità Iniziali
L’Art. 8 bis, comma 3, del D. Lgs. 28/2010 prescrive che il mediatore formi un “unico documento informatico” a conclusione della mediazione e lo invii alle parti e agli avvocati per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata. Tale previsione, pur rispondendo all’obiettivo di piena digitalizzazione, ha generato un’iniziale “opacità normativa” in merito alla delegabilità al legale del potere di sottoscrivere il verbale conclusivo.
In dottrina, si sono manifestati orientamenti divergenti: da un lato, alcuni commentatori hanno ritenuto indubbio che, in forza del potere rappresentativo conferito mediante procura sostanziale, il difensore possa sottoscrivere anche l’accordo di mediazione in luogo della parte; dall’altro, altri hanno paventato significativi rischi, quali la potenziale perdita dei benefici fiscali o della esecutività del verbale, in caso di mancato scrupoloso rispetto della lettera dell’Art. 8 bis. Sino a poco tempo fa, non risultavano orientamenti giurisprudenziali specifici sul punto della sottoscrizione del verbale mediante firma digitale da parte del difensore in forza di procura rispetto all’Art. 8 bis.
È opportuno segnalare che il “Correttivo Cartabia” (D.lgs. n. 216 del 27/12/2024), entrato in vigore il 25 gennaio 2025, ha introdotto una distinzione tra “mediazione telematica” (Art. 8 bis) e “mediazione con incontri con modalità audiovisiva da remoto” (Art. 8 ter). Per la mediazione telematica, l’Art. 8 bis continua a prescrivere che tutti gli atti siano formati e sottoscritti nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), con la necessità di firma digitale o qualificata per tutte le parti, i legali e il mediatore. Per gli incontri da remoto (Art. 8 ter), la sottoscrizione secondo il CAD è richiesta solo con il consenso di tutte le parti; in sua assenza, le firme possono essere apposte in modalità analogica davanti al mediatore. Questa distinzione rileva per le procedure avviate successivamente all’entrata in vigore del Correttivo.
II. L’Intervento Giurisprudenziale: La Sentenza del Tribunale di Modena n. 87/2025
In tale contesto di incertezza, un recente e significativo orientamento giurisprudenziale di merito ha fornito chiarimenti essenziali. La sentenza n. 87/2025 del Tribunale di Modena, pronunciata il 21 gennaio 2025, ha rappresentato un punto di svolta, affermando l’idoneità dell’utilizzo della procura speciale sostanziale da parte del legale che sottoscriva digitalmente il verbale anche per conto della parte privata rappresentata.
Nel caso esaminato dal Tribunale di Modena, l’opponente aveva eccepito l’irregolare svolgimento del procedimento di mediazione, lamentando la mancanza della firma della parte sul verbale a causa della sua sprovvistezza di firma digitale, pur essendo la parte personalmente presente all’incontro, seppur collegata da remoto presso lo studio del proprio difensore. Il Giudice modenese ha rigettato l’eccezione di improcedibilità.
Il Tribunale ha statuito che l’impossibilità di sottoscrivere digitalmente il verbale non inficia la validità della partecipazione personale della parte alla mediazione, né, in generale, la validità della procedura, essendo sufficiente che il verbale sia sottoscritto dal mediatore. Il verbale di mediazione è infatti qualificato come un atto del mediatore, e la sua validità dipende primariamente dalla sua firma. Inoltre, la procura sostanziale rilasciata al legale è stata ritenuta idonea a legittimare la sottoscrizione digitale del difensore, in quanto essa manifestava la volontà della parte di farsi rappresentare nel procedimento di mediazione, con attribuzione all’avvocato di ogni più ampio potere e facoltà di legge. Questa interpretazione è stata definita “evolutiva e funzionale” della normativa sulla mediazione obbligatoria, in grado di rafforzare l’efficienza procedimentale e di ridurre inutili formalismi, segnando un passaggio chiave verso la piena digitalizzazione delle ADR.
III. Le Condizioni di Validità e le Accortezze Operative
Sebbene la sentenza di Modena rappresenti un importante precedente, la validità della delega al difensore per la sottoscrizione del verbale richiede l’adozione di specifiche cautele operative, già evidenziate in dottrina e confermate dalla giurisprudenza:
- Presenza Personale della Parte: La parte deve essere personalmente presente all’incontro, sia esso in presenza fisica o in modalità da remoto. Questa circostanza deve essere espressamente attestata dal mediatore a verbale, in relazione agli effetti sanzionatori previsti dagli artt. 8, comma 4, e 12 bis del D. Lgs. 28/2010. La sentenza di Modena ha confermato che la partecipazione da remoto, se verbalizzata con indicazione della presenza e della manifestazione di volontà, è sufficiente.
- Procura “Speciale e Sostanziale”: Il difensore deve essere munito di una procura “speciale e sostanziale” che preveda espressamente i poteri conferitigli, inclusa la facoltà di sottoscrivere il verbale conclusivo in luogo della parte. Tale procura non si confonde con la mera procura alle liti e deve conferire il potere di disporre dei diritti sostanziali oggetto della controversia.
- Verbalizzazione della Carenza Tecnica: Si deve dare atto a verbale che la parte è sprovvista della dotazione tecnica (ad esempio, lo SPID) per sottoscrivere digitalmente il verbale, e che a tale scopo è stata conferita procura al legale. Ciò fornisce una chiara giustificazione alla delega di firma.
- Forma Scritta e Produzione agli Atti: La procura deve essere rilasciata in forma scritta (preferibilmente in originale o in copia conforme) e prodotta e inserita negli atti del fascicolo della procedura, in modo da documentare per tabulas il potere conferito al legale. Sebbene la Cassazione n. 8473/2019 non abbia subordinato la validità della delega alla forma notarile, alcune pronunce di merito in passato hanno richiesto una procura autenticata da un pubblico ufficiale, non rientrando l’autentica nei poteri del difensore. Tuttavia, orientamenti più recenti (es. Trib. Cosenza sent. 15/11/2022 e Trib. Milano 6/10/2023) sostengono che non vi sia necessità di autenticazione della procura speciale, a meno che non si debba disporre di diritti reali immobiliari. La sentenza di Modena, convalidando la sottoscrizione del difensore con procura sostanziale, implicitamente avvalora la sufficienza della forma scritta non notarile per la validità della mediazione.
Va sottolineato che la mancanza di valida procura, o la sua irrituale partecipazione, determina l’improcedibilità della domanda giudiziale (Art. 5, comma 2, D. Lgs. 28/2010) e può comportare l’applicazione delle sanzioni previste dall’Art. 12 bis (es. desunzione di argomenti di prova ex art. 116 c.p.c. e condanna al versamento del contributo unificato).
IV. Conclusioni e Raccomandazioni Operative
La sentenza n. 87/2025 del Tribunale di Modena segna un’importante evoluzione nell’interpretazione degli adempimenti procedurali in mediazione obbligatoria. Essa chiarisce che la mediazione è valida anche in assenza della firma digitale della parte, a condizione che il difensore, munito di una valida procura speciale sostanziale, sottoscriva il verbale e che il mediatore certifichi la presenza e la manifestazione di volontà della parte. Questo orientamento rafforza il principio secondo cui “la forma non può prevalere sulla sostanza”: la partecipazione effettiva e la volontà manifestata prevalgono sulla mera assenza di una firma digitale diretta della parte.
Questa interpretazione non solo facilita l’accesso alla mediazione per coloro che non sono pienamente attrezzati digitalmente, ma rafforza anche il ruolo del difensore quale rappresentante sostanziale, abilitato ad agire per conto del proprio assistito in un contesto procedurale sempre più improntato alla telematica.
Alla luce di quanto esposto, per assicurare la massima efficacia e validità del procedimento di mediazione, si raccomanda agli operatori del diritto di:
- Redigere sempre la procura sostanziale in forma scritta, debitamente firmata dal cliente, con espressa previsione dei poteri di sottoscrizione del verbale.
- Garantire che la presenza della parte (anche da remoto) sia espressamente verbalizzata dal mediatore, con indicazione della sua identità e della sua volontà.
- Produrre e allegare la procura al verbale di mediazione, conservandola diligentemente tra gli atti del procedimento.
Queste accortezze consentiranno di “blindare la validità del procedimento di mediazione”, riducendo il rischio di improcedibilità o nullità per vizi formali e garantendo l’efficacia deflattiva dell’istituto.
