La Cassazione chiarisce i requisiti della procura sostanziale e sgombra il campo da equivoci pratici che rischiavano di bloccare l’accesso alla giustizia
La mediazione obbligatoria è ormai parte integrante del percorso che chiunque deve affrontare prima di poter adire il giudice in numerose materie, dal condominio alle locazioni, dalle responsabilità mediche alle controversie in materia di società. Eppure, ancora oggi, uno degli aspetti più controversi di questo istituto riguarda una questione apparentemente semplice: cosa succede quando la parte non può — o non vuole — presentarsi di persona all’incontro di mediazione e decide di farsi rappresentare dal proprio avvocato?
La risposta a questa domanda non è mai stata del tutto pacifica, e ha generato un contenzioso significativo. Alcune pronunce di merito avevano sostenuto che la delega rilasciata alla mediazione dovesse essere necessariamente autenticata dal notaio, pena l’irregolarità dell’intera procedura e, conseguentemente, l’improcedibilità dell’azione giudiziaria. Una tesi che, com’è facile intuire, rischiava di trasformare una formalità in un ostacolo insormontabile. Oggi, grazie all’intervento della Corte di Cassazione e all’applicazione di questi principi da parte della Corte d’Appello di Milano, il quadro è finalmente più chiaro.
Il principio di base: la parte può farsi sostituire, ma serve la procura “giusta”
Il punto di partenza è l’art. 8, comma 4, del D.Lgs. 28/2010 — il decreto che disciplina la mediazione civile e commerciale, nel testo oggi vigente dopo le modifiche del D.Lgs. 2016 del 27 dicembre 2024. La norma stabilisce che le parti devono, di regola, partecipare personalmente agli incontri di mediazione. La ratio è chiara: il dialogo diretto tra le parti e il mediatore favorisce la composizione del conflitto in modo genuino, perché solo chi ha vissuto la vicenda conosce davvero le sfumature umane ed economiche in gioco.
Tuttavia, la stessa norma ammette una deroga: in presenza di giustificati motivi, la parte può delegare un rappresentante. Il delegato deve essere a conoscenza dei fatti e deve essere munito dei poteri necessari per la composizione della controversia. Non è quindi sufficiente mandare “qualcuno” all’incontro: occorre che questa persona sia in grado di trattare e, se del caso, di concludere un accordo che sia realmente vincolante.
La questione che ha occupato a lungo i tribunali riguarda però la forma di questa delega. È necessaria l’autenticazione notarile? E la delega deve necessariamente riferirsi a una specifica controversia, oppure può essere conferita in modo più ampio?
La procura sostanziale: diversa dalla procura alle liti
Il primo chiarimento fondamentale operato dalla giurisprudenza riguarda la distinzione — spesso trascurata nella pratica — tra due figure che sembrano simili ma hanno natura profondamente diversa.
La procura alle liti è l’atto con cui la parte conferisce al proprio avvocato il potere di rappresentarla nel processo. Può contenere anche il potere di “transigere e conciliare”, eppure questo non basta. Secondo Cass. ord. 27 marzo 2019, n. 8473, la procura alle liti, anche se amplissima, non è idonea a conferire al difensore il potere di partecipare alla mediazione in sostituzione della parte. E questo perché la partecipazione alla mediazione non è un atto processuale, ma un atto di natura sostanziale: si tratta di disporre dei propri diritti, di valutare soluzioni negoziali, di sottoscrivere eventualmente un accordo transattivo che ha valore di titolo esecutivo.
Per questo motivo, la parte che vuole farsi rappresentare in mediazione deve rilasciare una procura speciale sostanziale: un atto separato, distinto dalla procura alle liti, che attribuisca al delegato tutti i poteri necessari per disporre in modo pieno dei diritti controversi e per concordare qualsiasi soluzione transattiva idonea a eliminare la necessità del giudizio. Come ha precisato Cass. sent. 31 maggio 2025, n. 14676, il rappresentante deve poter operare “senza limitazioni”, essendo questo il presupposto perché la mediazione possa avere un esito utile.
L’autenticazione notarile non è necessaria (salvo eccezioni)
Il secondo chiarimento riguarda la forma della procura sostanziale. Per anni ha circolato l’opinione — sposata da alcune pronunce di merito — che questa procura dovesse essere autenticata dal notaio. Si trattava di un’interpretazione non priva di logica apparente: se la procura ha natura sostanziale, essa deve seguire la forma dell’atto che il rappresentante è chiamato a compiere (art. 1392 c.c.).
La Cassazione e la Corte d’Appello di Milano, con la sentenza del 25 settembre 2025, n. 2634, hanno però chiarito che questo ragionamento porta a conclusioni sbagliate nel contesto della mediazione. Il procedimento di mediazione, per esplicita previsione normativa (art. 3, comma 3, D.Lgs. 28/2010), si svolge senza formalità. L’accordo raggiunto in mediazione non richiede, di regola, alcuna autenticazione. La firma autenticata è richiesta solo in un caso specifico: quando le parti concludono un accordo che ha per oggetto uno degli atti elencati dall’art. 2643 c.c. — vale a dire atti soggetti a trascrizione nei registri immobiliari, come il trasferimento della proprietà di un immobile. In tutti gli altri casi, la semplice scrittura privata non autenticata è sufficiente.
La stessa conclusione vale per la delega. Seguendo il principio di corrispondenza di forma tra procura e atto da compiere (art. 1392 c.c.), poiché l’accordo di mediazione non richiede di norma l’autenticazione, nemmeno la procura per parteciparvi la richiede. La Corte d’Appello di Milano ha ribadito che imporre l’autenticazione notarile come requisito generalizzato è contrario sia alla lettera della legge sia al principio di accessibilità alla procedura di mediazione.
Sul punto è altresì significativo che Cass. n. 14676/2025 abbia espressamente richiamato i principi della Corte di Giustizia UE (sentenza 18 marzo 2010, causa Alassini, e sentenza 14 giugno 2017, causa Menini), secondo cui le condizioni di procedibilità delle domande giudiziali non devono essere interpretate in modo da rendere eccessivamente difficoltoso l’accesso alla giurisdizione, come sancito dall’art. 47 della Carta dei diritti fondamentali dell’UE.
La delega non deve indicare la specifica controversia
Il terzo chiarimento è altrettanto importante sul piano pratico. Cass. n. 14676/2025 ha stabilito che la procura sostanziale per la mediazione non deve necessariamente contenere un riferimento espresso alla singola controversia oggetto della procedura. Non esiste, né in via letterale né in via sistematica, alcun argomento normativo che imponga questa specificità.
Questo significa, in concreto, che una procura generale di tipo sostanziale — conferita, ad esempio, nell’ambito di un rapporto professionale continuativo tra cliente e avvocato — può essere valida per la partecipazione a più procedimenti di mediazione, purché il delegato sia effettivamente a conoscenza dei fatti della singola controversia portata in mediazione. Il requisito della conoscenza dei fatti non è dunque legato alla forma della procura, ma è un requisito sostanziale che il delegato deve soddisfare in concreto.
Le implicazioni pratiche: cosa deve fare chi si trova in questa situazione
Alla luce di questi principi, chi deve partecipare a una mediazione e intende delegare il proprio avvocato a rappresentarlo deve prestare attenzione a tre elementi essenziali.
In primo luogo, la delega deve essere conferita con un atto distinto dalla procura alle liti. Non è sufficiente aggiungere al mandato forense una generica autorizzazione a partecipare alla mediazione: occorre un documento separato, chiaramente qualificato come procura sostanziale. In secondo luogo, questa procura deve attribuire al delegato poteri ampi e senza limitazioni per disporre dei diritti in contestazione e per sottoscrivere qualsiasi accordo transattivo. Una procura che preveda, ad esempio, soglie massime di importo oltre le quali il delegato non può concludere l’accordo potrebbe essere ritenuta non idonea a consentire un’effettiva partecipazione alla mediazione. In terzo luogo, la firma del delegante non richiede, di regola, autenticazione notarile: è sufficiente una scrittura privata, con indicazione degli estremi del documento di identità del delegante, come previsto dall’art. 8, comma 4-bis, D.Lgs. 28/2010. L’autenticazione è richiesta solo se l’accordo eventualmente raggiunto riguarda atti soggetti a trascrizione ai sensi dell’art. 2643 c.c.
Per le imprese, le società e gli enti che partecipano abitualmente a procedimenti di mediazione — si pensi alle compagnie assicurative, agli istituti di credito o alle grandi imprese — questi principi offrono la possibilità di strutturare in modo stabile un sistema di deleghe che consenta la gestione efficiente delle procedure, senza dover ricorrere ogni volta all’autenticazione notarile e senza vincolare la validità della delega alla preventiva individuazione della singola controversia.
Conclusione
Il percorso giurisprudenziale tracciato dalla Cassazione, e ora consolidato dalla Corte d’Appello di Milano, offre finalmente certezza su un tema che aveva alimentato un contenzioso del tutto artificioso e controproducente. La delega sostanziale alla mediazione — anche quando rilasciata all’avvocato — è valida se conferita con scrittura privata non autenticata, purché attribuisca pieni poteri di disposizione e il delegato sia a conoscenza dei fatti. Nulla di più, nulla di meno.
Per chi si trova a dover gestire una procedura di mediazione, la scelta del professionista e la corretta redazione della delega fanno spesso la differenza tra una procedura regolare e un’eccezione di improcedibilità. Il nostro studio è a disposizione per assisterti in ogni fase della procedura di mediazione, dalla redazione della delega all’eventuale negoziazione dell’accordo.
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